Любая хозяйственная операция, осуществленная предприятием, должна быть подтверждена документально, отражена в учете и отчетности. При этом бухгалтерская документация должна храниться на предприятии для обеспечения его собственных нужд, для предъявления контролирующим органам (в том числе для проверки) и для других целей. И только после окончания установленных законодательством сроков, а также при условии проведения проверки налоговыми органами за соответствующий период, отобранные документы могут быть уничтожены.
Таким образом, сама по себе утрата бухгалтерских документов является нарушением установленного законодательством порядка ведения учета (составления отчетности). И руководитель предприятия как лицо, ответственное за сохранение таких документов, вместе с главным бухгалтером должны принять все меры по расследованию причин утраты документации и по ее восстановлению. При этом не имеет значения, с чем именно связана такая утрата: с порчей документов, их кражей, утратой или уничтожением.
МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
ЛИСТ
від 28.10.2003 р. N 31-04200-30-29/4479
Щодо пропажі або знищення первинних документів підприємства
Міністерство фінансів України <...> щодо пропажі або знищення первинних документів повідомляє.
Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.
Відповідно до пункту 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року N 88 за погодженням з Мінстатом та МВС України, у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державною пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджує керівник підприємства. Копія акта в 10-денний строк надсилається до органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, та органу державної податкової служби.
Відповідно до підпункту 5.3.9 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" не належать до складу валових витрат будь-які витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними та іншими документами, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення податкового обліку. Формування об'єктів оподаткування здійснюється на основі записів у первинних облікових документах з проведенням наступних коригувань відповідно до правил податкового обліку, встановлених законами з питань оподаткування. У разі втрати, знищення або зіпсуття зазначених документів платник податку має право письмово заявити про це податковому органу та здійснити заходи, необхідні для поновлення таких документів. Письмова заява має бути надіслана до/або разом з поданням розрахунку податкових зобов'язань звітного періоду. Якщо платник податку не подасть у такий строк письмову заяву та не поновить зазначених документів до закінчення податкового періоду, що настає за звітним, непідтверджені відповідними документами витрати не визнаються валовими витратами і на суму недосплаченого податку нараховується пеня у встановленому порядку. Якщо платник податку поновить зазначені документи у наступних періодах, підтверджені витрати (з урахуванням сплаченої пені) включаються до валових витрат податкового періоду, на який припадає таке поновлення.
Згідно із підпунктом 4.4.2 статті 4 Закону України "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами" роз'яснення окремих положень податкового законодавства надаються контролюючими органами у порядку, визначеному відповідним центральним (керівним) органом контролюючого органу. Таким чином, повноваження роз'яснювати застосування підпункту 5.3.9 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" належать Державній податковій адміністрації України.
Заступник Міністра
С. Цокол
