Принципи побудови журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку
Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку с найбільш прогресивною серед інших форм обліку. Вперше основні принципи журнально-ордерної форми обліку були сформульовані у 40-х роках XIX століття. Об'єктивна необхідність в її виникненні і застосуванні була викликана вимогами
удосконалення управління, посилення контролю за режимом економіки, підвищення оперативності бухгалтерської звітності, уникнення недоліків, які притаманні меморіально-ордерній та Журналу-Головній формам обліку.
Шляхи подолання цих недоліків перш за все полягали в тому, щоб скоротити багаторазове дублювання даних, переписування одержаних підсумків із одного реєстру в інший. Для цього необхідно було шукати нову форму реєстрів і принципово міняти методику відображення господарських операцій у цих реєстрах. Теорією і практикою було запропоновано два види бухгалтерських реєстрів - журнали-ордери і допоміжні відомості. У цілях узагальнення або групування облікових даних, крім зазначених реєстрів, можуть застосовуватись спеціально розроблені таблиці.
Основними реєстрами бухгалтерського обліку є журнали-ордери. Вони нагадують собою накопичувальні відомості, в яких систематизація і групування документів ведеться в хронологічному порядку за кореспондуючими рахунками. Кількість таблиць у журналах-ордерах залежить від складності організації бухгалтерського обліку того чи іншого об'єкта, від ступеня деталізації обліку, можливості ведення аналітичного і синтетичного обліку в одному реєстрі та інших обставин.
Журнали-ордери, як правило, призначені для синтетичного обліку операцій господарської діяльності підприємств.
Ведення записів у журналах-ордерах здійснюється у
порядку однобічної реєстрації. Реєструються тільки кредитові обороти в кореспонденції з дебетовими. Журнали-ордери побудовані за кредитовою ознакою, тобто кредитові обороти за кожним балансовим рахунком збираються в одному журналі-ордері, а дебетові обороти за цим рахунком знаходять відображення в різних журналах-ордерах.
Журнали-ордери можна побудувати і за дебетовою ознакою. Проте кредитова ознака має перевагу над дебетовою, тому що більшою мірою, ніж дебетова, відповідає характеру операцій, що відбуваються в господарстві. У бухгалтерській формулі рахунок, який кредитується, у більшості випадків відповідає початковому пункту, звідки кошти виходять, з'являються, а дебетовий рахунок - кінцевому пункту* куди кошти надходять, або формі, в яку вони втілюються. Таким чином, бухгалтерський запис може бути виражений у вигляді вектора, що вказує напрямок і величину коштів, що обертаються. Отже, кредитові переваги при побудові журналів-ордерів не штучно нав'язані зовні, а випливають з природи і суті самих господарських операцій. Поєднання хронологічного запису ("журнали") із зазначенням, на які рахунки зараховують суму операцій ("ордер") послужило підставою для назви основних реєстрів журналами-ордерами.
Після підрахунку записів за місяць журнал-ордер нагадує не що інше, як складну місячну журнальну статтю, в якій один рахунок кредитується, а декілька дебетуються. Водночас зазначений реєстр замінює меморіальний ордер, в якому б цей запис було зафіксовано. У журналі-ордері таких записів може бути стільки, скільки в ньому є рахунків, що кредитуються.
Журнально-ордерна форма обліку ґрунтується на принципах систематизації і накопичення в хронологічному порядку даних первинних документів, що відображують господарські операції безпосередньо в реєстрах синтетичного та аналітичного обліку. Записи в накопичувальні відомості вносять за показниками, необхідними для управління, контролю й аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства, а також періодичної бухгалтерської звітності та розрахунків (декларацій), які надаються податковій адміністрації, до Пенсійного фонду та іншим організаціям з метою посилення контрольних функцій обліку операцій виробництва, каси, рахунків у банку, розрахунків з дебіторами та кредиторами, фінансовими органами; систематизація і накопичування відбувається як за кредитом, так і за дебетом основних синтетичних і кореспондуючих з ними рахунків. Переважно це здійснюється у відомостях аналітичного обліку а в окремих випадках - і у відповідних журналах-ордерах. Синтетичний і аналітичний облік здійснюються у реєстрах, як правило, в єдиній системі записів.
За синтетичними рахунками з великою номенклатурою облікових об'єктів, які мають значну кількість щомісячних записів господарських операцій, аналітичний облік ведуть у допоміжних відомостях і виробничих звітах, побудованих, в основному, за дебетовою ознакою. Вони застосовуються тільки в тих випадках, коли необхідні дані неможливо накопичувати безпосередньо в журналах-ордерах. Дані цих реєстрів потім переносять у журнали-ордери.
Для узагальнення і первинного групування деяких облікових даних, крім основних реєстрів, застосовуються допоміжні реєстри, в яких господарські операції відображують на підставі первинних документів за необхідними аналітичними показниками.
Журнали-ордери побудовані таким чином, що в них відображують однорідні за економічним змістом операції, а також операції, що взаємопов'язані між собою. Тому ряд журналів-ордерів передбачені для обліку операцій за кредитом декількох синтетичних рахунків. У цьому випадку для кожного синтетичного рахунка виділено окремий розділ.
Для забезпечення правильного групування даних первинних документів у журналах-ордерах передбачено типову кореспонденцію за кредитом рахунків бухгалтерського обліку і наведено перелік показників, необхідних для складання періодичної та річної звітності. В журналах-ордерах, що призначені для синтетичного та аналітичного обліку, крім того, передбачено позиції аналітичного обліку.
Записи в облікових реєстрах проводять у міру надходження документів або за підсумками за місяць залежно від характеру і змісту операції. На документах, дані яких включено до журналів-ордерів, відомостей, реєстрів й аркушів-розшифрувань, вказують номери відповідних реєстрів і порядкові номери записів у них (номер рядка). За документами, які відображені в реєстрах загальним підсумком, номер реєстру і номер запису вказують на окремому аркуші, який прикріплюється до зброшурованих документів.
Підсумкові дані в журналах-ордерах на кожному синтетичному рахунку в обов'язковому порядку необхідно звіряти з даними інших облікових реєстрів, в яких відображені записи за відповідними кореспондуючими рахунками. В тих журналах-ордерах, де облікові записи не можуть бути проконтрольовані шляхом зіставлення їх з відповідними показниками інших реєстрів, підсумкові дані за документами використовуються для перевірки підсумків за окремими кореспондуючими рахунками.
Суми, що зараховуються в дебет рахунків, за якими аналітичний облік ведуть у відповідних журналах-ордерах, відомостях, реєстрах, у необхідних випадках групують за субрахунками або статтями аналітичного обліку в аркушах-розшифруваннях. На кожний рахунок, що дебетується, відкривають аркуш-розшифрування. Якщо в дебет синтетичного рахунка зараховують суми з кредиту декількох рахунків, 30середжених в одному журналі-ордері або розташованих у різних журналах-ордерах, то зазначене групування відбувається (за умови, що робота виконується одним бухгалтером) в одному аркуші-роз-шифруванні.
Записи в аркушах-розшифруваннях проводяться за даними однакових документів підсумками за день або більш тривалий період, а в необхідних випадках - на підставі окремих документів з коротким поясненням змісту операції. По закінченні звітного місяця заповнені аркуші-розшифрування передають працівнику, який веде відповідні записи в журналах-ордерах або у відомостях, в яких повинні знайти відображення аналітичні дані за рахунками. В облікових реєстрах, аналітичні дані яких відображують підсумками за місяць, обороти встановлюють шляхом підсумку сум за документами, попередньо згрупованими за необхідними аналітичними показниками.
Помилки, виявлені в реєстрах до підбиття підсумків, виправляють шляхом закреслення помилкового запису і напису над закресленим правильного тексту або суми. Якщо помилку виявлено після підбиття підсумків, але до внесення їх у Головну книгу, виправлення виконують на підставі бухгалтерської довідки з відображенням у вільних рядках або графах. Після запису підсумків журналів-ордерів у Головну книгу ніякі виправлення в них за поточний місяць не допускаються, а необхідні виправлення оформляють також бухгалтерською довідкою і заносять у Головну книгу в наступному місяці. Зазначені довідки зберігають при відповідному обліковому реєстрі, в якому здійснено виправлення.
Головну книгу використовують для узагальнення даних журналів-ордерів. взаємної перевірки правильності проведених записів за окремими синтетичними рахунками і складання бухгалтерського балансу за місяць, квартал і рік. У Головній книзі відображують залишки за рахунками, на яких вони були на початок місяця, поточні обороти і залишки на кінець місяця за відповідними синтетичними рахунками.
Записи оборотів у Головну книгу є одночасно і реєстрацією облікових даних, що відображені в журналах-ордерах.
У Головній книзі записи за місяць виконують, як правило, за синтетичними рахунками, тому що необхідні дані субрахунків і аналітичних рахунків знайшли уже відображення у відповідних реєстрах. Обороти за кредитом відповідного синтетичного рахунка відображують одним підсумковим записом із кожного журналу-ордера, а за дебетом - із декількох журналів-ордерів за кореспондуючими рахунками з виведенням після цього кінцевого підсумку.
Отже, в Головній книзі записи здійснюють за дебетам рахунків у кореспонденції з кредитованими рахунками, в той час яку журналах-ордерах записи роблять за кредитам у кореспонденції з рахунками, котрі дебетуються, що забезпечує взаємний контроль показників.
Перевірку правильності записів до Головної книги здійснюють шляхом підсумку сум оборотів і залишків за усіма рахунками. Суми дебетових і кредитових оборотів та залишків повинні бути відповідно рівними.
Головну книгу відкривають на рік, для чого на кожний синтетичний рахунок відводять окремий аркуш, а, за необхідності, за окремими рахунками - два аркуші.
Таким чином, в основу побудови нової журнально-ордерної форми обліку покладено такі найважливіші принципи:
У здійснення записів у журналах-ордерах у порядку реєстрації операцій тільки за кредитом рахунка в кореспонденції з дебетом рахунків (інших рахунків);
- сполучення, як правило, в єдиній системі записів синтетичного та аналітичного обліку;
- відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій у розрізі показників, необхідних для здійснення контролю, аналізу і складання періодичної і річної бухгалтерської звітності;
- застосування журналів-ордерів за декількома рахунками, які мають між собою економічний і обліковий зв'язок;
- застосування облікових реєстрів заздалегідь зазначеною кореспонденцією рахунків та показниками, які необхідні для складання періодичної і річної бухгалтерської звітності, а в окремих випадках - з номенклатурою статей аналітичного обліку в деяких рахунках;
- застосування місячних, а у деяких випадках - квартальних і річних журналів-ордерів з використанням необхідної кількості вкладених аркушів.