Місцевий відділ освіти обліковує продукти харчування у розрізі кількох десятків ЗОШ та ДНЗ. Для зручності ведення обліку замість матерально-відповідальних осіб в довідник особового складу були внесені назви цих установ.
Подивимося які дії потрібно виконати для того щоб занести рух продуктів харчування по одній із шкіл протягом одного місяця.
На початку (якщо дані вносяться вперше) потрібно занести залишки на початок.
У школі на початок місяця були залишки продуктів по 4 позиціях:
Для внесення залишків вибираємо дату більш ранню ніж початок місяця (автоматично пропонується дата попередня початковій даті місяця). За цією датою ці залишки будуть обліковуватися і далі поки не використаються. Так як дата придбання даних продуктів невідома, приймаємо дату за замовчуванням. Під час внесення даних можна добавляти нові дані у довідник активів, для чого тут же є відповідна кнопка. Ціна ставиться така як в накладній, якщо при розрахунку суми значення відрізняється від реального то виправляємо вручну. Якщо ціни немає, то слід розрахувати орієнтовно, вона допоможе при частковому списанні продуктів.
Після занесення залишків починаємо вносити надходження та витрачання продуктів.
Якщо ведеться облік в модулі бухгалтерського обліку. Є можливість автоматично занести внесені в ньому накладні з загальними сумами та аналітичною інформацією, і залишиться лише занести до них список продуктів. Також якщо використовується облік договорів і в ньому вже є перенесені накладні то є можливість автоматично заповнити і специфакацію цієї накладної для експорту в ЄДату.
В нашому прикладі вносимо все вручну. Створюємо надходження згідно накладної:
Вводимо номер накладної, дату та дебет-кредит проведення, аналітичні дані. За цими даними програма буде визначати проведення на списання та формувати супутні документи. Справа від номера документа є список який формується із внесених накладних у модуль обліку договорів. Якщо вибрати якусь накладну то відбудеться синхронізація з нею, тобто при збереженні надходження, внесені тут дані автоматично запишуться також у специфікацію накладної. Наприклад:
Таким чином заносимо всі накладні по яких було куплено продукти протягом місяця. В даному випадку 6 накладних:
Подібним чином вносимо витрачання продуктів по днях:
Є можливість вибрати витрати на харчування або списання залишків продуктів які не йтимуть у відомість витрачання але зніматимуться із залишку.
Механізм списання розроблявся для максимальної наглядності процесу. При створенні документу списання по певній матеріально відповідальній особі ми бачимо в колонці «Залишок ДО» наявний залишок продуктів. Проставляючи в колонці списання кількість, програма автоматично ставить суму (яку можна коригувати) а також розраховує залишок який залишиться після списання «Залишок ПІСЛЯ», а також визначає дебетовий рахунок для експорту проведення списання у бухгалтерський облік (у деяких випадках програмі може не вистачити даних для визначення дебетового рахунку, тоді можна відкоригувати вручну). Таким чином програма пам’ятатиме які продукти куплено із загального фонду а які із спеціального і правильно їх спише, незважаючи на те що вони вносяться у один документ на списання. Також можна помітити що програма відображає продукти куплені по різних накладних (в тому числі з різною ціною) в різних рядках, допомагаючи правильно списувати залишок кожного продукту не відволікаючись на вираховування середньої ціни для вірного відображення суми, все робиться автоматично.
Використання такого механізму списання дозволяє візуально списувати наявні залишки і не списати (випадково) більше ніж є (при виявленні мінусового залишку кількості чи суми програма попередить і запропонує виправити помилку). При списанні всієї кількості продукту, програма автоматично списує весь залишок суми, незважаючи на значення ціни, що дозволяє контролювати відсутність залишків вартості без кількості.
Таким чином вносимо 14 документів списання що відповідає дням харчування у школі: