Доброго дня!
У цій темі ми будемо розглядати всебічні питання, які стосуються документації, що зберігалась в сільських (селищних та міських) радах, які добровільно приєднались до ОТГ.
А саме: що робити з такою документацією, куди передавати та як оформлити переміщення документів тощо
Передача документації
-
Матвєєва Вікторія
- Коронована особа
- Повідомлень: 1263
- З нами з: 03 лютого 2014, 07:33
- Регіон: Харків
- Дякував (ла): 12 разів
- Подякували: 144 рази
- Контактна інформація:
-
Ямпільська с/р
- Мандрівник
- Повідомлень: 19
- З нами з: 11 листопада 2015, 10:12
- Регіон: Донецкая область
Доброго ранку! Питання передачі документації на даний момент є дуже важливим! Сільські та селищні ради, які приєднуються, потребують зразків актів, протоколів... та взагалі алгоритму дій щодо підготовки та передачі документації головній садибі! Сподіваємося на оперативну допомогу, бо час іде, а роботи дуже багато.
-
Козіна Віра
- Місцевий
- Повідомлень: 720
- З нами з: 13 грудня 2013, 13:07
- Регіон: Харків
- Подякували: 8 разів
- Контактна інформація:
-
Козіна Віра
- Місцевий
- Повідомлень: 720
- З нами з: 13 грудня 2013, 13:07
- Регіон: Харків
- Подякували: 8 разів
- Контактна інформація:
Як і обіцяли, починаємо висвітлювати питання щодо передачі документації ОМС, що приєднуються до ОМС "головної садиби".
Регламентується це питання, в першу чергу, Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мінюсту від 18.06.2015 р. № 1000/5, зареєстрованими у мінюсті 22.06.2015 р. за N 736/27181 (далі - Правила № 1000/5).
Отже, з чого почати?
З розпорядження про здійснення перевіряння наявності справ у (назва ОМС, що припиняється) (слово "перевіряння" так і звучить по тексту Правил № 1000/5, тому слова у назві розпорядження та й самого процесу доцільно не замінювати "самодіяльною" назвою).
Підстава для проведення цієї процедури - п. 4 статті 8 розділу VIII Правил № 1000/5, згідно з яким у разі припинення установи проводяться одноразові позапланові перевіряння наявності справ.
Доцільно передбачити у розпорядженні одночасне проведення експертизи цінності документів - це дозволить членам комісії одразу знищувати "папери" які не будуть мати цінності для подальшої передачі до ОМС "центральної садиби" або до архівних установ. Порядок проведення такої експертизи регламентується розділом V Правил № 1000/5.
На нашу думку розпорядження про перевірку має видати голова ради "центральної садиби", оскільки вона є правонаступником ради, що припиняється.
Склад "перевіряльників"
Перевіряння проводиться працівниками архіву або комісією в складі 3 - 5 осіб, призначеною керівником установи (у нашому випадку - головою ради "центральної садиби"). Комісія може складатися як з представників ОМС, що припиняються, так і з представників ОМС "центральної садиби".
Як робити перевіряння?
Перевіряння наявності та стану документів проводиться шляхом звіряння описових статей з елементами описування, зазначеними на обкладинках одиниць зберігання, а також фактичної наявності документів з підсумковими записами в описах. Під час перевіряння справи, що мають внутрішній опис, звіряються подокументно з даними внутрішнього опису.
Справи, що видавалися в структурні підрозділи і в тимчасове користування, перевіряються за книгами видавання справ із архівосховища та актами видавання справ у тимчасове користування.
Під час перевірки наявності справ необхідно:
- зберігати порядок розташування справ на стелажах, у коробках, папках;
- підкладати на відповідні місця виявлені неправильно підкладені справи;
- вилучати не внесені в описи справи;
- вилучати та ізолювати пошкоджені біологічними шкідниками справи.
Чого не можна робити під час перевіряння?
Заборонено робити будь-які позначки, виправлення, записи в облікових документах, а також вносити до опису необліковані одиниці зберігання.
Фіксація процедури (Аркуш перевіряння)
Стан справ фіксується в аркуші перевіряння наявності та стану документів фонду за формою, наведеною в додатку 32 до Правил № 1000/5 (можна завантажити з додатку до цього поста), потім - в акті про перевіряння наявності та стану справ (документів) за формою, наведеною в додатку 33 до Правил № 1000/5 (також можна завантажити з додатку до цього поста).
Ці зразки документів можна також завантажити з офіційного сайту ВРУ за посиланням:
Увага! Бланки зразків треба буде адаптувати до потреб цієї перевірки (виходячи з наявності у вашій раді архівних установ, фондів тощо). Цього не треба боятися.
Аркуш перевіряння складається безпосередньо в ході перевіряння наявності справ у фонді на кожний опис окремо.
Увага! Під час перевіряння невеликих за обсягом фондів допускається складення одного аркуша на всі описи.
У разі виявлення в ході перевіряння недоліків, не передбачених графами аркуша перевіряння, до нього вводяться додаткові графи; у разі поаркушного перевіряння документів відповідно змінюються назви граф.
Після закінчення роботи аркуші перевіряння нумеруються за порядком номерів у межах кожного перевіряння і підписуються працівником, який проводив перевіряння наявності. Акт і аркуш перевіряння вміщують до справи фонду або формують як окремий том і зберігають разом зі справою фонду як додаток до неї.
Акт перевіряння наявності справ
На підставі підсумкових записів в аркушах перевіряння складається акт перевіряння наявності справ в цілому, який затверджується керівником установи та вміщується у справу фонду.
Що далі?
Після закінчення перевірки наявності справ в опису після засвідчувального напису вноситься запис або проставляється штамп "Перевірено" і зазначається дата перевірки. Запис засвідчується особою, відповідальною за ведення облікових документів в архіві.
Якщо під час перевіряння в опису виявлені літерні, вільні, повторні і пропущені номери справ, не зазначені у підсумковому запису, то він перескладається з посиланням на відповідний аркуш перевіряння наявності та стану справ.
Регламентується це питання, в першу чергу, Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мінюсту від 18.06.2015 р. № 1000/5, зареєстрованими у мінюсті 22.06.2015 р. за N 736/27181 (далі - Правила № 1000/5).
Отже, з чого почати?
З розпорядження про здійснення перевіряння наявності справ у (назва ОМС, що припиняється) (слово "перевіряння" так і звучить по тексту Правил № 1000/5, тому слова у назві розпорядження та й самого процесу доцільно не замінювати "самодіяльною" назвою).
Підстава для проведення цієї процедури - п. 4 статті 8 розділу VIII Правил № 1000/5, згідно з яким у разі припинення установи проводяться одноразові позапланові перевіряння наявності справ.
Доцільно передбачити у розпорядженні одночасне проведення експертизи цінності документів - це дозволить членам комісії одразу знищувати "папери" які не будуть мати цінності для подальшої передачі до ОМС "центральної садиби" або до архівних установ. Порядок проведення такої експертизи регламентується розділом V Правил № 1000/5.
На нашу думку розпорядження про перевірку має видати голова ради "центральної садиби", оскільки вона є правонаступником ради, що припиняється.
Склад "перевіряльників"
Перевіряння проводиться працівниками архіву або комісією в складі 3 - 5 осіб, призначеною керівником установи (у нашому випадку - головою ради "центральної садиби"). Комісія може складатися як з представників ОМС, що припиняються, так і з представників ОМС "центральної садиби".
Як робити перевіряння?
Перевіряння наявності та стану документів проводиться шляхом звіряння описових статей з елементами описування, зазначеними на обкладинках одиниць зберігання, а також фактичної наявності документів з підсумковими записами в описах. Під час перевіряння справи, що мають внутрішній опис, звіряються подокументно з даними внутрішнього опису.
Справи, що видавалися в структурні підрозділи і в тимчасове користування, перевіряються за книгами видавання справ із архівосховища та актами видавання справ у тимчасове користування.
Під час перевірки наявності справ необхідно:
- зберігати порядок розташування справ на стелажах, у коробках, папках;
- підкладати на відповідні місця виявлені неправильно підкладені справи;
- вилучати не внесені в описи справи;
- вилучати та ізолювати пошкоджені біологічними шкідниками справи.
Чого не можна робити під час перевіряння?
Заборонено робити будь-які позначки, виправлення, записи в облікових документах, а також вносити до опису необліковані одиниці зберігання.
Фіксація процедури (Аркуш перевіряння)
Стан справ фіксується в аркуші перевіряння наявності та стану документів фонду за формою, наведеною в додатку 32 до Правил № 1000/5 (можна завантажити з додатку до цього поста), потім - в акті про перевіряння наявності та стану справ (документів) за формою, наведеною в додатку 33 до Правил № 1000/5 (також можна завантажити з додатку до цього поста).
Ці зразки документів можна також завантажити з офіційного сайту ВРУ за посиланням:
Увага! Бланки зразків треба буде адаптувати до потреб цієї перевірки (виходячи з наявності у вашій раді архівних установ, фондів тощо). Цього не треба боятися.
Аркуш перевіряння складається безпосередньо в ході перевіряння наявності справ у фонді на кожний опис окремо.
Увага! Під час перевіряння невеликих за обсягом фондів допускається складення одного аркуша на всі описи.
У разі виявлення в ході перевіряння недоліків, не передбачених графами аркуша перевіряння, до нього вводяться додаткові графи; у разі поаркушного перевіряння документів відповідно змінюються назви граф.
Після закінчення роботи аркуші перевіряння нумеруються за порядком номерів у межах кожного перевіряння і підписуються працівником, який проводив перевіряння наявності. Акт і аркуш перевіряння вміщують до справи фонду або формують як окремий том і зберігають разом зі справою фонду як додаток до неї.
Акт перевіряння наявності справ
На підставі підсумкових записів в аркушах перевіряння складається акт перевіряння наявності справ в цілому, який затверджується керівником установи та вміщується у справу фонду.
Що далі?
Після закінчення перевірки наявності справ в опису після засвідчувального напису вноситься запис або проставляється штамп "Перевірено" і зазначається дата перевірки. Запис засвідчується особою, відповідальною за ведення облікових документів в архіві.
Якщо під час перевіряння в опису виявлені літерні, вільні, повторні і пропущені номери справ, не зазначені у підсумковому запису, то він перескладається з посиланням на відповідний аркуш перевіряння наявності та стану справ.
У вас недостатньо прав для перегляду приєднаних до цього повідомлення файлів.
-
Ямпільська с/р
- Мандрівник
- Повідомлень: 19
- З нами з: 11 листопада 2015, 10:12
- Регіон: Донецкая область
-
Козіна Віра
- Місцевий
- Повідомлень: 720
- З нами з: 13 грудня 2013, 13:07
- Регіон: Харків
- Подякували: 8 разів
- Контактна інформація:
Якщо ви після опрацювання цього матеріалу більш чітко скажете, зразки яких конкретних документів вам потрібні, ми зможемо бути для вас більш корисними - підготуємо саме те, у чому конкретноу вашої ради буде необхідність