Доброго дня!
У цій темі ми будемо розглядати всебічні питання, які стосуються документації, що зберігалась в сільських (селищних та міських) радах, які добровільно приєднались до ОТГ.
А саме: що робити з такою документацією, куди передавати та як оформлити переміщення документів тощо
Доброго ранку! Питання передачі документації на даний момент є дуже важливим! Сільські та селищні ради, які приєднуються, потребують зразків актів, протоколів... та взагалі алгоритму дій щодо підготовки та передачі документації головній садибі! Сподіваємося на оперативну допомогу, бо час іде, а роботи дуже багато.
Як і обіцяли, починаємо висвітлювати питання щодо передачі документації ОМС, що приєднуються до ОМС "головної садиби".
Регламентується це питання, в першу чергу, Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мінюсту від 18.06.2015 р. № 1000/5, зареєстрованими у мінюсті 22.06.2015 р. за N 736/27181 (далі - Правила № 1000/5).
Отже, з чого почати?
З розпорядження про здійснення перевіряння наявності справ у (назва ОМС, що припиняється) (слово "перевіряння" так і звучить по тексту Правил № 1000/5, тому слова у назві розпорядження та й самого процесу доцільно не замінювати "самодіяльною" назвою).
Підстава для проведення цієї процедури - п. 4 статті 8 розділу VIII Правил № 1000/5, згідно з яким у разі припинення установи проводяться одноразові позапланові перевіряння наявності справ.
Доцільно передбачити у розпорядженні одночасне проведення експертизи цінності документів - це дозволить членам комісії одразу знищувати "папери" які не будуть мати цінності для подальшої передачі до ОМС "центральної садиби" або до архівних установ. Порядок проведення такої експертизи регламентується розділом V Правил № 1000/5.
На нашу думку розпорядження про перевірку має видати голова ради "центральної садиби", оскільки вона є правонаступником ради, що припиняється.
Склад "перевіряльників"
Перевіряння проводиться працівниками архіву або комісією в складі 3 - 5 осіб, призначеною керівником установи (у нашому випадку - головою ради "центральної садиби"). Комісія може складатися як з представників ОМС, що припиняються, так і з представників ОМС "центральної садиби".
Як робити перевіряння?
Перевіряння наявності та стану документів проводиться шляхом звіряння описових статей з елементами описування, зазначеними на обкладинках одиниць зберігання, а також фактичної наявності документів з підсумковими записами в описах. Під час перевіряння справи, що мають внутрішній опис, звіряються подокументно з даними внутрішнього опису.
Справи, що видавалися в структурні підрозділи і в тимчасове користування, перевіряються за книгами видавання справ із архівосховища та актами видавання справ у тимчасове користування.
Під час перевірки наявності справ необхідно:
- зберігати порядок розташування справ на стелажах, у коробках, папках;
- підкладати на відповідні місця виявлені неправильно підкладені справи;
- вилучати не внесені в описи справи;
- вилучати та ізолювати пошкоджені біологічними шкідниками справи.
Чого не можна робити під час перевіряння?
Заборонено робити будь-які позначки, виправлення, записи в облікових документах, а також вносити до опису необліковані одиниці зберігання.
Фіксація процедури(Аркуш перевіряння)
Стан справ фіксується в аркуші перевіряння наявності та стану документів фонду за формою, наведеною в додатку 32 до Правил № 1000/5 (можна завантажити з додатку до цього поста), потім - в акті про перевіряння наявності та стану справ (документів) за формою, наведеною в додатку 33 до Правил № 1000/5 (також можна завантажити з додатку до цього поста).
Ці зразки документів можна також завантажити з офіційного сайту ВРУ за посиланням: http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/z07 ... 1501#n1501
Увага! Бланки зразків треба буде адаптувати до потреб цієї перевірки (виходячи з наявності у вашій раді архівних установ, фондів тощо). Цього не треба боятися.
Аркуш перевіряння складається безпосередньо в ході перевіряння наявності справ у фонді на кожний опис окремо. Увага! Під час перевіряння невеликих за обсягом фондів допускається складення одного аркуша на всі описи.
У разі виявлення в ході перевіряння недоліків, не передбачених графами аркуша перевіряння, до нього вводяться додаткові графи; у разі поаркушного перевіряння документів відповідно змінюються назви граф.
Після закінчення роботи аркуші перевіряння нумеруються за порядком номерів у межах кожного перевіряння і підписуються працівником, який проводив перевіряння наявності. Акт і аркуш перевіряння вміщують до справи фонду або формують як окремий том і зберігають разом зі справою фонду як додаток до неї.
Акт перевіряння наявності справ
На підставі підсумкових записів в аркушах перевіряння складається акт перевіряння наявності справ в цілому, який затверджується керівником установи та вміщується у справу фонду.
Що далі?
Після закінчення перевірки наявності справ в опису після засвідчувального напису вноситься запис або проставляється штамп "Перевірено" і зазначається дата перевірки. Запис засвідчується особою, відповідальною за ведення облікових документів в архіві.
Якщо під час перевіряння в опису виявлені літерні, вільні, повторні і пропущені номери справ, не зазначені у підсумковому запису, то він перескладається з посиланням на відповідний аркуш перевіряння наявності та стану справ.
У вас недостатньо прав для перегляду приєднаних до цього повідомлення файлів.
Якщо ви після опрацювання цього матеріалу більш чітко скажете, зразки яких конкретних документів вам потрібні, ми зможемо бути для вас більш корисними - підготуємо саме те, у чому конкретноу вашої ради буде необхідність