Талони на паливо передати розпоряднику вищого рівня.

[Natashika]

Доброго дня!
Ми - школа естетичного виховання, підпорядковані Відділу культури. Підкажіть, будь ласка, як передати або списати талони на паливо на підставі Наказу Віддлу культури приблизного змісту: "...Витрати, пов`язані з проведенням заходу, покласти на школу..." Таких заходів буде 4, із них 3 буде обслуговуватись стороннім автотранспортним підприємством, яке послуги надасть за "заправку", тобто їх мікроавтобус треба тільки заправити, все інше - безкоштовно. В такому випадку який договір укласти з перевізником? Четвертий захід буде обслуговуватись автобусом Відділу культури. Яким саме чином оформлювати це все: передавати талони накладними, або списувати згідно актів, чи може якось інакше?
Дуже дякую!