https://buhgalter.com.ua/forum/

При вивченні переміщення і списання активів для налаштування автоматизації, зіткнувся з незрозумілою ситуацією з використанням документу "Відомість видачі матеріалів на потреби установи" який був впроваджений здається ще в 80х роках минулого століття але ще зустрічається у використанні і зараз. Виявляється в різних установах по різному відносяться до цього документу. Так деякі цим документом роздають канцелярщину, папір і подібні матеріали по 234 рахунку і одночасно списують актом на таку ж суму і кількість, мотивуючи це тим що з певного часу відомості стало невистачати для списання (хоча початкова суть цього документу якраз і задумувалась для того щоб одночасно списувати матеріали які беруться із складу для використання в роботі). А так як у відомості і в акту згадуються однакові проводки (наприклад Дт.802 Кт.234 ) то логічно припустити що в якомусь документі вони лишні і дублюють один одного. Інші люди взагалі не використовують відомість а списують Актом прямо із складу (із МВО на яку першочергово було оприбутковано) на вирати, не передаючи іншим людям - логічно але не зовсім видно хто скільки чого використав. От і виникає запитання а чи є зараз суть у відомості витачі матеріалів на потреби установи якщо вона втратила свою функцію документа по якому списували матеріали? Чи її зараз слід використовувати як зведену внутрішню накладню по якій передаються матеріали іншим особам а списуються з обліку лише коли буде складено комісією на списання акт? В такому випадку бланк відомості не від повідає дійсності і з нього потрібно вилучити інформацію про проводки яки використовуються для списання (щоб вони залишалися лише в акту), але ж самовільне редагування бланків не є правилом хорошого тону.
Підкажіть будь ласка з обгрунтуванням і методологічною основою як правильно поступати в таких випадках.

Такой большой ответ писал, но блин свет вырубили!  Теперь  вкратце напишу! 
Официально есть только форма З-2 для списания! Но она не очень удобна для списания канцтоваров! Я лично всегда списывал ведомостью выдачи материалов и больше никаких актов не делал! Спрашивал в своё время у крушников, сказали можно и так, но главное чтоб были подписи комиссии на списание и утверждён начальником, я так и делал! Две проверки было никто не придрался!

Тем более сейчас можно её утвердить в приказе об учётной политике, и точно никто не придерётся :)

А нам КРУшники наоборот говорили, что без ведомости нельзя т.к. нет подтверждения фактической выдачи материалов. Ну может это просто у нас большая организация была (с 234 списывали по 20 тыс. в мес.) Поэтому я до сих пор делаю ведомость, а на основании ее уже акт.

EVGENIY писав:Тем более сейчас можно её утвердить в приказе об учётной политике, и точно никто не придерётся :)

Тобто я так розумію що додавши в Відомість комісію на списання (як в актах) та ще й затвердивши такий бланк в обліковій політиці можна відновити функцію Відомості як документа на основі якого проводиться списання? Це було б дуже зручно. Залишається лише людський фактор як то "бувають різні крушники" прийдуть з провіркою і скажуть АКТ і все...

katrysa писав:А нам КРУшники наоборот говорили, что без ведомости нельзя т.к. нет подтверждения фактической выдачи материалов. Ну может это просто у нас большая организация была (с 234 списывали по 20 тыс. в мес.) Поэтому я до сих пор делаю ведомость, а на основании ее уже акт.

В принципе верно и говорили. Хотя как вариант подтверждения передачи может быть и внутрення накладная, хотя для этих целей ведомость выдачи подходит лучше. А то что в ведомости и в акте стоят одинаковые проводки на списание? Или в ведомости вы их не указваете?

Я делаю раздаточную ведомость + акт.

Радистка_Кэт писав:Я делаю раздаточную ведомость + акт.

Більшість так робить. Але це не зовсім вірно з методологічної точки зору через те що документи розроблялися дуже давно і не дуже чітко можуть працювати згідно сучасних вимог. Ніхто і не забороняє так працювати, але просто мені дуже хочеться знайти істину для "красивого" обліку. І немовби таки знайшли ;)

VOV, так сейчас же с методологической точки зрения вообще все красиво - как писал Евгений, прописать это в учетной политике, утвердить порядок и формы...

Радистка_Кэт писав:VOV, так сейчас же с методологической точки зрения вообще все красиво - как писал Евгений, прописать это в учетной политике, утвердить порядок и формы...

Согласен. Так и сделаю.

EVGENIY писав:Тем более сейчас можно её утвердить в приказе об учётной политике, и точно никто не придерётся :)

Ось підготовив зразок переробленої відомості, схрестивши її з актом. Хотілось би уточнити кілька питань: 
1. Чи потрібно передбачити підпис матеріально відповідальної особи з балансу якої передають матеріали якщо вона не входить до складу комісії
2. Які ще рахунки крім 234 можна списувати таким чином
3. Як оцінюєте мій бланк 
4. Якщо можна, скиньте бланк своєї відомості якою Ви списуєте матеріали

VOV, я делаю ведомость как додаток к акту и поэтому проводки только на АКТЕ

VOV, ведомость отличная, но ОБЯЗАТЕЛЬНО должна быть подпись материально - ответственного лица.

katrysa писав:VOV, я делаю ведомость как додаток к акту и поэтому проводки только на АКТЕ

А що ж тоді з Дт, Кт у відомості? Оставляєте поля з проводками пустими?
Тобто у Вас відомість я так розумію як удосконалена внутрішня накладна якою можна роздати матеріали заразом кільком людям.

katrysa писав:VOV, ведомость отличная, но ОБЯЗАТЕЛЬНО должна быть подпись материально - ответственного лица.

Я також так вважаю, тільки не придумаю куди її причепити перед комісією чи після. 
А у Вас в актах МВО підписується чи акти робляться у вигляді відомості і всі підписуються збоку?

VOV, у нас и акт и к нему приложение в виде роздаточной ведомости. Подпись МО после подписей комиссии в акте, и под ведомостью тоже его подпись

katrysa писав:VOV, у нас и акт и к нему приложение в виде роздаточной ведомости.  Подпись МО после подписей комиссии в акте, и под ведомостью тоже его подпись

Зрозуміло. А акт в вигляді відомості. Такого ж бланка немає, ви його затверджували в обліковій політиці? 
Ну і якщо відомість і акт однакової форми то чому Ви їх давно не звели в один? Все одно ж акт придумали такої форми як Вам потрібно.