Втрата Талону чекової вимоги

[Інна_Р]

Доброго дня
Потрібна консультація колег
У Березні нами було заправлено автомобіль іншої в/ч. Паливо-мастильні матеріали були списані з обліку нашої в/ч згідно Чекової вимоги. А на адресу в/ч відправлено Укрпоштою іншу частину -  Талон чекової вимоги. 
В Жовтні від тої організації надійшов лист, про те, що вони досі не отримали Т.ч.в. і вимагають його вислати для оприбуткування пмм по їх обліку.
Ми зробили копії всіх документів по цій операції та завірили мокрою гербовою печаткою. 
Але організація вимагає віддати їм наш екземпляр (оригінал), а нам самі зроблять копію з нього та завірять своєю гербовою печаткою.
 Як довести, що лис з нашої частини був відправлений (є журнал реєстрації). можливо лист втрачений на пошті. 

Як правельно на законодавчому рівні вирішити це питання?